没有使用财务软件以前。会计手工记账,通过建立明细科目的方式进行费用、往来等业务的核算。财务软件的使用带来了核算项目的概念。现在,核算项目成了财务软件的标配。但是部分会计对核算项目和明细科目的区别,以及什么时候设置核算项目,什么时候设置明细科目的思路不清晰。设置得不合理,不但导致以后的工作量加大,还使财务软件带来的价值打了折扣。

举个例子来说明核算项目和明细科目的区别:

在往来核算中,涉及应收账款、应付账款、其他应收、其他应付科目。按照明细科目的方式设置,如果公司A的核算业务涉及应收账款,又涉及应付账款,也就是公司A既可能是供应商也会购买我们的产品。设置如下:

应收账款---实款--A公司

应付账款---A公司

因为科目是树形结构,明细分支之间不会有交集,那么我们就需要在"应收账款---实款"下增加一个明细科目“A公司”,在"应付账款"下也添加一个明细科目"A公司"。这显然是重复工作。在现实中,A公司是一个主体,在软件中却是两个不同明细科目对象?这显然不符合实际情况。

那么用核算项目呢。情况如何呢:

建立一个项目类别:往来,往来这个类别下是具体的核算项,A公司,B公司,C公司等

把类别和科目关联起来,也就是科目后挂核算项目类别

应收账款 ---实款(往来)

应付账款(往来)

可见,采用核算项目方式“A公司”只需添加一次,符合现实中只有一个A公司主体的情况。

在凭证中两者的效果比较:

明细科目方式:

核算项目方式:

核算项目可以添加多维度统计,比如收到货款时的经办员工

设置了核算项目的科目可以进行直观清晰的交叉查询

各自的利弊:

设置成明细科目的好处是:在凭证录入的时候,科目栏输入公司名称就可罗列出全部明细科目,而核算项目需要先选择科目,再选择具体的公司核算项目。

设置成明细科目的的缺点是:在科目表重复建立相同公司名称的明细科目,如果往来单位比较多,明细科目就需要重复添加很多,后期报表取数也相对困难。

设置成核算项目,不存在冗余,后期取数形成各种报表相对容易。

如果往来单位比较多,内部管理报表复杂,应把一些明细科目设置成核算项目。还要根据企业的业务特点和管理的要求来设计。设计的原则就是有利于统计,有利于报告,尽量减少数据的冗余。

传统的软件虽然有核算项目,但使用后就不能增减科目下的核算项目类别。例如:应收账款(往来)使用后,要再添加一个(员工)的核算项目类别,形成应收账款(往来)(员工)是不被允许的。而且设置了核算项目的科目,在凭证录入时必须选择具体的项目,要不就不能保存。而有些财务软件就比较灵活,可以在使用中变更核算项目,添加和删除核算项目。在凭证中也不一定必选。对核算项目的类别数量也没有限制。

会计不知道这个 使用财务软件就没入门!

建议:

对于要进行精细财务会计核算,多维度核算,提供的报表比较复杂的企业应大量采用核算项目,并结合明细科目的,进行合理的设置。对于往来,固定资产,商品等不多的企业可以仅使用明细科目,但建议期间费用还是采用核算项目作为明细,因为销售费用和管理费用的一些费用项目是相同的,后期也方便出费用报表。在采购财务软件的时候需要考虑软件对核算项目的支持情况,是否支持多维度,是否可以自行添加。